Система электронного документооборота – нужна ли на предприятии?

электронный документооборотСовременные нововведения, касающиеся организации электронного документооборота, заинтересовали многих руководителей. Однако многие из них сомневаются, если ли смысл переходить на новый уровень или же надежнее использовать старые проверенные методы.

Все специалисты по делопроизводству утверждают, что электронный документооборот в организации целесообразен на предприятиях, ежедневно оперирующих с большими объемами информации. В других случаях лучше подробнее ознакомиться со всеми преимуществами и недостатками системы.

Главное преимущество системы электронного документооборота заключается в быстром поиске конкретной информации и нужного документа. Достаточно эффективно налажен контроль над исполнением распоряжения и другие важные этапы производства. Система позволяет своевременно устранить какие-либо препятствия, принять соответствующие меры, так как руководитель в любой момент может отследить, на каком этапе и у какого специалиста находится конкретный документ. Такой подход мотивирует работников к дисциплине и вовремя отреагировать на изменения в процессе осуществления деятельности.

СЭДБлагодаря таким системам как Евфрат, Дело, DocsVision, Directum значительно улучшается взаимодействие структурных подразделений или сотрудников. Упрощаются такие операции, как регистрация, резолюция, согласование и другие. Если в компании хранение документации осуществляется только в электронном виде, это позволяет значительно снизить затраты на бумагу.

Какие трудности возникают при использовании данной системы?

Это, во-первых, зависимость от компьютерной техники. Любая поломка или зависание может уничтожить данные, что не совсем приемлемо для крупных организаций. Программа также может выйти из строя в самый неподходящий момент. Специалисты восстанавливают потерянные данные, но на это уходит драгоценное время. Модернизация программного обеспечения и техническая поддержка позволят справиться с этими неудобствами, поэтому вскоре можно надеяться на бесперебойную эксплуатацию системы.

Другой сложностью может стать человеческий фактор. Для начала необходимы временные затраты, для того чтобы обучить каждого сотрудника, как правильно использовать документооборот. К сожалению, не каждый работник открыт для нововведений, поэтому здесь могут возникнуть различные трудности. Кроме этого, каждый новый сотрудник также потребует обучения в этой сфере для дальнейшей работы на компьютере. Каждый работник должен понимать свой вклад в общее дело и быть ответственным за соблюдение сроков исполнения каждого процесса.

Соблюдение всех требований поможет существенно сэкономить временные ресурсы, повысить эффективность труда всех сотрудников организации.

 

  • Фасадные термопанели с клинкерной плиткой

    Новые технологии в строительстве набирают всё большую популярность. На сегодняшний день существует великое множество самых разнообразных материалов, которые позволяют не просто утеплить объект, но и придать ему достойный вид без дополнительных работ. ...
  • Отдых в «Белом Яре» под Костромой

    Отдых на природе, вдали от шумного и суетного города – прекрасная возможность отдохнуть душой и телом, поправить здоровье, собраться с мыслями и набраться сил для новых свершений. Если вы хотите провести выходные или праздники в ...
  • Ст.20 Закона о защите прав

    Всякий раз, когда мы приобретаем в магазине определенный товар, то есть предмет неоднократного применения, мы становимся участниками регулируемых законов отношений. Одной из основных статей законодательства о защите прав потребителей является ст. 20 закона о защите ...

Добавить комментарий


 

Авторизация

Погода в курортных зонах (сейчас)

Август 2017
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
« Июл    
 123456
78910111213
14151617181920
21222324252627
28293031  
Дизайн выполнен сайтом http://www.migrants.in